- Zakelijke kosten die nodig zijn voor je onderneming kun je aftrekken, wat je netto kosten verlaagt door belastingbesparing.
- Veel voorkomende aftrekbare zakelijke kosten zijn huur, verzekeringen, vervoerskosten, en werkplekuitrusting, mits direct bedrijfsgerelateerd.
- Het aftrekken van zakelijke kosten verlaagt je winst en daarmee je belasting, maar alleen noodzakelijke uitgaven zijn effectief.
Als ondernemer heb je het al druk genoeg. Dan wil je natuurlijk niet meer belasting betalen dan nodig is. Naast een aantal specifieke aftrekposten voor ondernemers, mag je ook je zakelijke kosten aftrekken van de belasting.
Gelukkig mag je veel zakelijke kosten die je maakt aftrekken van je winst. Dat betekent: lagere belastbare winst, lagere belasting. Klinkt goed, toch? Maar welke kosten vallen nou onder aftrekbare bedrijfskosten, hoe werkt dit in je aangifte en waar moet je administratief op letten? We leggen het je stap voor stap uit, zodat je geen voordeel laat liggen.
Wat zijn aftrekbare bedrijfskosten?
Aftrekbare bedrijfskosten zijn simpel gezegd de uitgaven die je maakt om je onderneming draaiende te houden. Ze moeten zakelijk, logisch en aantoonbaar zijn. Alles wat je nodig hebt om te ondernemen, mag je in principe meenemen in je belastingaangifte. Van je bureau tot je slimme apps, alles wat je werk echt vooruit helpt telt mee (helaas telt je koffie tijdens het scrollen door social media niet mee 😉).
Wil je exact weten welke kosten de Belastingdienst aftrekbaar vindt? Bekijk hier de officiële lijst.
- Jeroen
- Head of Finance
Voorbeelden van veelvoorkomende zakelijke kosten
Zakelijke kosten zijn er in alle soorten en maten en soms is het even puzzelen wat je mag aftrekken. Stel je koopt een laptop om offertes te maken, dat is een no-brainer en mag je gewoon opvoeren. Scoor je ondertussen een cappuccino voor jezelf tijdens het werken? Helaas, die telt niet mee.
Alles wat je nodig hebt om je onderneming te runnen, zoals tools, software en werkplekbenodigdheden, mag je aftrekken. Alles voor privéplezier blijft buiten de boekhouding. Zo houd je het leuk en overzichtelijk.
Dit geeft je een goed beeld van welke kosten je kunt meenemen in je administratie en belastingaangifte:
- Kantoorbenodigdheden en werkplekuitrusting
- Zakelijke telefoonkosten
- Zakelijke reizen en kilometervergoedingen
- Marketing- en advertentiekosten (Bij marketing- en advertentiekosten kun je bijvoorbeeld denken aan een online advertentiecampagne om nieuwe klanten te bereiken, het laten drukken van visitekaartjes, of de kosten voor je website en brandingtools.)
- Verzekeringen (Bij verzekeringen kun je denken aan zaken zoals bedrijfsaansprakelijkheid, beroepsaansprakelijkheid of rechtsbijstand. Dit zijn polissen die je onderneming beschermen tegen onverwachte risico’s en die je gewoon als zakelijke kosten mag opvoeren.)
- Opleidingen om je vakkennis bij te houden
- Administratiekosten, boekhoudsoftware en digitale tools
Voor zzp’ers, vof’s en kleine ondernemers gelden dezelfde basisregels voor aftrekbare kosten. Onder kleine ondernemers vallen bedrijven binnen het mkb, dus ondernemingen met een beperkt aantal werknemers en een beperkte omzet. Of je nu alleen werkt, samen met een partner een vof runt, of een klein bedrijf hebt binnen het mkb, de regels voor welke kosten je mag aftrekken zijn hetzelfde.
Voorwaarden voor aftrek van zakelijke kosten
Niet elke bon mag zomaar de boekhouding in. De Belastingdienst kijkt naar een paar spelregels:
1. De kosten moeten zakelijk zijn
Alle uitgaven die je opvoert, moeten een duidelijk verband hebben met je onderneming. Privé-uitgaven horen daar niet bij, ook niet “een beetje”. Stel je voor: je boekt een etentje met vrienden als zakelijke lunch. Dat mag niet, omdat het geen zakelijk doel heeft. Een lunch met een klant of een leverancier daarentegen, waarbij zakelijke afspraken worden besproken, is wél aftrekbaar.
Door alleen echt zakelijke uitgaven mee te nemen, houd je je administratie netjes en voorkom je correcties of boetes van de Belastingdienst.
2. Je moet de kosten kunnen bewijzen
Factuur, bon, bankafschrift, contract… als het maar zwart-op-wit staat. Geen bewijs = geen aftrek.
3. De kosten moeten redelijk zijn
Een grafische rekenmachine voor een bakker? Lastig uit te leggen. Maar een goede laptop voor een boekhouder? Logisch.
4. Gemengd gebruik moet je splitsen
Als je spullen of diensten zowel privé als zakelijk gebruikt, moet je het zakelijke deel splitsen. Dat geldt bijvoorbeeld als je een kantoor aan huis hebt: alleen het gedeelte dat je echt voor je onderneming gebruikt, mag je opvoeren. Hetzelfde geldt voor internet en telefoon: maak een redelijke schatting van het zakelijke gebruik en trek alleen dat deel af. Gebruik je je auto voor zowel privé- als zakelijke ritten? Dan mag je alleen de kilometers voor je werk aftrekken. Door gemengd gebruik op deze manier te splitsen, blijft je administratie kloppen en worden alleen de kosten die écht zakelijk zijn meegenomen in je belastingaangifte.
Soorten bedrijfskosten
Zakelijke kosten kunnen breed zijn, afhankelijk van je onderneming.
De belangrijkste categorieën zijn:
Kantoor en werkruimte
De huur van een kantoor of bedrijfsruimte, inrichting met bureaustoelen, laptops en monitors, kantoorartikelen en de kosten van internet en stroom vallen allemaal onder aftrekbare uitgaven. Werk je vanuit huis? Dan is een thuiswerkplek alleen aftrekbaar als deze echt zelfstandig is met een aparte ingang en eigen voorzieningen.
Personeel en inhuur
Kosten voor salarissen, vakantiegeld, sociale premies en opleidingen van werknemers zijn aftrekbaar. Ook uitzendkrachten of ingehuurde freelancers kun je opvoeren als zakelijke uitgave.
Marketing en promotie
Alles wat je doet om je onderneming zichtbaar te maken, mag je opvoeren als zakelijke kosten. Denk aan online advertenties, je website, flyers of visitekaartjes en andere brandingtools.
Een concreet voorbeeld dat veel ondernemers herkennen: je betaalt voor een advertentie op social media om nieuwe klanten te bereiken of laat je logo op een banner drukken voor een beurs of netwerkbijeenkomst. Dit zijn kosten die je onderneming echt vooruit helpen en dus aftrekbaar zijn. Zo zie je dat marketing niet alleen je klantenkring vergroot, maar ook je belastingaangifte ten goede kan komen.
Reiskosten
Zakelijke reiskosten zijn aftrekbaar, zowel openbaar vervoer als autokosten. Bij gebruik van je privéauto voor zakelijke ritten mag je € 0,23 per kilometer aftrekken. Parkeer- en tolkosten zijn ook onderdeel van de zakelijke reiskosten. Voor officiële regels zie de Belastingdienst-pagina over zakelijke kosten.
Verzekeringen
Zakelijke verzekeringen zijn aftrekbaar en beschermen je onderneming tegen onverwachte risico’s. Denk aan beroepsaansprakelijkheid, bedrijfsaansprakelijkheid, rechtsbijstand, inventarisverzekering en ook de arbeidsongeschiktheidsverzekering (AOV). Deze kosten mag je opvoeren als zakelijke uitgaven in je administratie en belastingaangifte.
Opleidingen en cursussen
Opleidingen die je huidige vakkennis bijhouden zijn aftrekbaar. Kosten voor opleidingen waarmee je een nieuw beroep start, zijn niet aftrekbaar.
Overige zakelijke kosten
Dit omvat administratiekosten, boekhoudsoftware, licenties, tools, apps en het zakelijke deel van telefoon en internet.
Hoe registreer je bedrijfskosten correct?
Een overzichtelijke administratie bespaart tijd, voorkomt stress en zorgt dat je geen aftrekbare kosten mist. Het gaat om de dagelijkse dingen: bewaar altijd de bon van je printerinkt of dozen verzendmateriaal, en noteer bij een zakelijke lunch met een klant de datum, het bedrag en het onderwerp van het gesprek. Zo heb je meteen bewijs bij een controle.
Gebruik een digitale map of boekhoudsoftware zodat facturen van je laptop, telefoon en software op één plek staan. Splits privé- en zakelijke uitgaven netjes, bijvoorbeeld door het zakelijke deel van je telefoonrekening apart te noteren. Controleer elke maand of alles klopt. Zie je een gemiste kilometervergoeding of een factuur van een online advertentiecampagne die nog niet is geboekt? Voeg het meteen toe.
Met deze aanpak houd je grip op je administratie, voorkom je verrassingen bij de belastingaangifte en profiteer je optimaal van alle aftrekbare bedrijfskosten. Zo blijft er meer geld over om in je onderneming te investeren.
Veelgemaakte fouten bij bedrijfskosten aftrekken
Bij het aftrekken van kosten kun je nog meer uit je belastingvoordeel halen als je een paar veelvoorkomende valkuilen voorkomt. Let bijvoorbeeld goed op hoe je privé- en zakelijke uitgaven splitst, zorg dat je altijd bonnen en facturen bewaart en registreer alles tijdig. Zo benut je optimaal je aftrekposten en houd je je administratie op orde.
Privé-uitgaven als zakelijk opvoeren
Die lunch met vrienden opvoeren als bedrijfskosten? Verleidelijk, maar het mag niet. Alleen echt zakelijke uitgaven tellen mee. Een lunch met een potentiële klant of met je team om een project door te spreken, daarentegen, mag wél als zakelijke kosten worden opgevoerd. Zo houd je je administratie netjes en voorkom je correcties of boetes van de Belastingdienst.
Ontbrekende bonnen of facturen
Heb je geen bon of factuur van een uitgave? Dan mag je de kosten niet aftrekken. Het is verleidelijk om een klein bonnetje te vergeten, maar bij een controle kan dit snel oplopen tot extra belasting, naheffingen of boetes. Bewaar daarom alles zorgvuldig, digitaal of fysiek, zodat je altijd bewijs hebt.
Gemengd gebruik niet splitsen
Gebruik je iets zowel zakelijk als privé, zoals je telefoon, auto of internet? Dan mag je alleen het zakelijke deel aftrekken. Veel ondernemers vergeten dit of maken geen duidelijke berekening. Houd daarom altijd bij welk deel zakelijk is en welk deel privé, zodat je dit correct kunt opvoeren.
Kosten verkeerd boeken
Het verkeerd toewijzen van uitgaven komt vaker voor dan je denkt. Een kantoorstoel in de verkeerde categorie zetten of marketingkosten bij personeel boeken, kan verwarrend zijn voor je administratie en maakt het lastig om een correcte aangifte te doen. Controleer je boekingen regelmatig om fouten te voorkomen.
Te laat registreren van kosten
Zorg dat je je kosten op tijd registreert. Voer uitgaven meteen in, zodat je geen aftrekbare posten mist en niet meer belasting betaalt dan nodig. Zorg voor een routine waarbij je uitgaven maandelijks bijhoudt, zodat niets over het hoofd wordt gezien.
Opvallend: deze situaties komen vaak voor, vooral bij ondernemers die net beginnen. Met een beetje structuur en aandacht voor je administratie zorg je dat je er direct goed in zit. Met een goede administratie benut je alle aftrekposten en profiteer je maximaal van je belastingvoordelen. Een strakke administratie betekent meer aftrekposten en meer geld in je zak.
Conclusie: bedrijfskosten aftrekken verlaagt direct je belasting
Zakelijke kosten verlagen je belastbare winst en zorgen dat je minder belasting betaalt. Denk aan uitgaven voor kantoor en werkplek, personeel, marketing, zakelijke reizen, verzekeringen en opleidingen. Belangrijk is dat deze kosten echt zakelijk zijn, goed worden vastgelegd en dat gemengd gebruik van bijvoorbeeld auto, telefoon of internet correct wordt gesplitst. Een overzichtelijke administratie helpt om geen aftrekposten te missen en voorkomt dat fouten je belastingvoordeel kosten.
Haal het maximale uit je belastingvoordeel en ontdek direct welke kosten jij kunt aftrekken door de gratis checklist met 14 aftrekposten voor ondernemers te downloaden.
- Jeroen
- Head of Finance
Veelgestelde vragen
Als startende ondernemer mag je in principe dezelfde zakelijke kosten aftrekken als iedere andere ondernemer. Zorg er wel voor dat het écht zakelijke uitgaven zijn en dat privégebruik buiten de kosten blijft.
Daarnaast zijn er speciale aftrekposten voor startende ondernemers, zoals de startersaftrek en de zelfstandigenaftrek. Deze posten verlagen je belastbare winst nog verder en zorgen dat je in de eerste jaren van je onderneming minder belasting betaalt.
Ja, zakelijke reiskosten zijn in veel gevallen aftrekbaar. Denk hierbij aan kosten voor openbaar vervoer zoals trein, bus, metro of tram voor zakelijke reizen, maar ook aan brandstof, onderhoud, verzekering en parkeerkosten van een zakelijke auto. Gebruik je een privéauto voor zakelijke ritten, dan mag je € 0,23 per zakelijke kilometer aftrekken, mits je het aantal zakelijke kilometers goed bijhoudt. Let erop dat alleen daadwerkelijk zakelijke kosten aftrekbaar zijn en dat privégebruik buiten de zakelijke kosten blijft.
Als je bijvoorbeeld je auto, telefoon of internet zowel zakelijk als privé gebruikt, mag je alleen het zakelijke gedeelte van de kosten aftrekken. Dit betekent dat je een duidelijke splitsing moet maken: bijvoorbeeld 60% zakelijk, 40% privé.
Tip: houd een logboek bij of maak een duidelijke berekening van het zakelijke gebruik, zodat je bij een controle van de Belastingdienst direct bewijs hebt.
Een goede administratie is essentieel om aftrekbare kosten correct op te voeren en problemen bij een controle te voorkomen. Bewaar daarom alle facturen en bonnen (digitaal of fysiek), noteer per uitgave de datum, het bedrag, de omschrijving en de betaalwijze, en houd privé- en zakelijke kosten duidelijk gescheiden. Controleer maandelijks of alles juist is ingevoerd en je geen aftrekposten mist. Het gebruik van boekhoudsoftware of een digitale map helpt om je administratie overzichtelijk en eenvoudig toegankelijk te houden voor je belastingaangifte.
